Hóa Đơn Chuyển Đổi Là Gì? Các Bước Thực Hiện Chi Tiết

Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp hoặc cá nhân vẫn cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy để phục vụ kiểm tra, lưu trữ hoặc giao dịch. Vậy hóa đơn chuyển đổi là gì, khi nào cần sử dụng và cách thực hiện ra sao, hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.

Hóa đơn chuyển đổi là gì​?

Hóa đơn chuyển đổi là bản thể hiện của hóa đơn điện tử dưới dạng giấy, được in ra từ hệ thống hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Mặc dù không có giá trị pháp lý để kê khai thuế hay ghi nhận chi phí hợp lệ, nhưng hóa đơn chuyển đổi vẫn có thể được sử dụng trong các trường hợp cần chứng minh giao dịch, lưu trữ hồ sơ hoặc cung cấp cho bên thứ ba để đối chiếu thông tin. Nói cách khác, hóa đơn chuyển đổi là “bản sao hợp lệ” của hóa đơn điện tử, giúp việc quản lý và đối chiếu chứng từ thuận tiện hơn trong những trường hợp cần thiết.

Hóa đơn chuyển đổi là bản thể hiện của hóa đơn điện tử dưới dạng giấy

Khi nào cần dùng hóa đơn chuyển đổi?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ nên thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy trong một số trường hợp cụ thể sau:

Khi cơ quan thuế, kiểm toán, hoặc cơ quan chức năng yêu cầu

Trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc đối chiếu số liệu, cơ quan thuế, kiểm toán nhà nước hoặc các cơ quan chức năng có thể yêu cầu doanh nghiệp xuất trình bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Mục đích của việc này là giúp cơ quan quản lý dễ dàng đối chiếu thông tin giao dịch giữa các bên, đặc biệt khi họ cần kiểm tra chứng từ gốc, đối chứng với hồ sơ kế toán hoặc dữ liệu kê khai thuế.

>>>Xem ngay: máy in hóa đơn

Trong trường hợp đó, doanh nghiệp có thể in hóa đơn điện tử ra giấy dưới dạng “hóa đơn chuyển đổi” để cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, bản in này chỉ mang giá trị tham khảo, không thay thế cho hóa đơn điện tử gốc đã được ký số và lưu trữ trong hệ thống theo quy định của pháp luật.

Khi khách hàng yêu cầu

Trong một số trường hợp, khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp có thể đề nghị nhận hóa đơn dưới dạng bản giấy thay vì bản điện tử. Điều này thường xảy ra khi khách hàng muốn lưu trữ hồ sơ kế toán, đối chiếu chứng từ, hoặc đơn giản là chưa quen sử dụng hóa đơn điện tử.

Lúc này, doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy để cung cấp cho khách hàng theo nhu cầu. Bản hóa đơn chuyển đổi sẽ giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra thông tin giao dịch, đồng thời thuận tiện cho các quy trình nội bộ như thanh toán, đối chiếu hoặc báo cáo tài chính.

Khi vận chuyển hoặc giao dịch hàng hóa

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa hoặc thực hiện các giao dịch thương mại, doanh nghiệp đôi khi cần xuất trình hóa đơn dưới dạng giấy để chứng minh nguồn gốc, giá trị và tính hợp pháp của hàng hóa.

Mặc dù hóa đơn điện tử vẫn là hóa đơn hợp pháp, nhưng một số đơn vị vận chuyển, kho bãi hoặc cơ quan chức năng có thể yêu cầu bản in hóa đơn chuyển đổi để tiện kiểm tra, đối chiếu hoặc lưu trữ tạm thời. Việc in hóa đơn chuyển đổi giúp đảm bảo thông tin giao dịch minh bạch, giảm thiểu rủi ro tranh chấp và hỗ trợ quá trình kiểm tra hàng hóa nhanh chóng tại các khâu vận chuyển.

Một số quy định về hóa đơn chuyển đổi

Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy định quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch:

• Phải giữ nguyên nội dung hóa đơn gốc: Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải trùng khớp hoàn toàn với hóa đơn điện tử: tên người bán – người mua, mã số thuế, ngày tháng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị. Tuyệt đối không được tự ý chỉnh sửa thông tin.
• Ghi rõ dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”: Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm phân biệt hóa đơn chuyển đổi với hóa đơn giấy thông thường, giúp cơ quan chức năng và khách hàng nhận biết nguồn gốc hóa đơn.
• Được in ra khi có nhu cầu hợp pháp: Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có yêu cầu từ cơ quan thuế, kiểm toán, khách hàng hoặc phục vụ việc vận chuyển, giao dịch hàng hóa. Việc in không có lý do hợp pháp có thể dẫn đến hiểu nhầm hoặc vi phạm quy định.
• Lưu giữ hóa đơn chuyển đổi đúng quy định: Doanh nghiệp nên lưu giữ hóa đơn chuyển đổi cùng với hóa đơn điện tử gốc theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán, để tiện tra cứu và đối chiếu khi cần thiết.
• Mỗi hóa đơn chỉ chuyển đổi một lần: Trừ trường hợp cơ quan chức năng yêu cầu, mỗi hóa đơn điện tử chỉ nên in một bản hóa đơn chuyển đổi để tránh trùng lặp và khó kiểm soát.

Một số quy định về hóa đơn chuyển đổi

Các bước thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy

Để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy một cách đúng quy định và chính xác, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử

Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng, ví dụ: MISA, VNPT, Viettel, EasyInvoice,...

Bước 2: Tra cứu hóa đơn cần chuyển đổi

Tại giao diện quản lý hóa đơn, tìm kiếm hóa đơn bạn muốn in dựa trên các thông tin:

• Mã số hóa đơn
• Ngày phát hành
• Tên hoặc mã số thuế khách hàng
• Số lượng và giá trị hóa đơn

Việc tra cứu chính xác giúp tránh in nhầm hóa đơn hoặc thiếu thông tin quan trọng.

Bước 3: Chọn chức năng “Chuyển đổi/In hóa đơn”

Sau khi mở hóa đơn cần chuyển đổi, chọn chức năng “Chuyển đổi sang hóa đơn giấy” hoặc “In hóa đơn” trên phần mềm. Hệ thống sẽ hiển thị bản xem trước hóa đơn, bao gồm đầy đủ thông tin giống với hóa đơn điện tử gốc.

Bước 4: Kiểm tra thông tin hóa đơn

Trước khi in, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lại các thông tin, sau khi kiểm tra, tiến hành in hóa đơn ra giấy. Đảm bảo bản in rõ ràng, dễ đọc và không bị cắt xén thông tin.

Các bước thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy

Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử

Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác:

1 - Không chỉnh sửa nội dung hóa đơn gốc: Hóa đơn chuyển đổi phải trùng khớp hoàn toàn với hóa đơn điện tử: tên người bán – người mua, mã số thuế, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và ngày phát hành. Việc tự ý chỉnh sửa có thể gây vi phạm quy định về hóa đơn.

2 - Chỉ in khi cần thiết: Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang giấy chỉ khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan thuế, kiểm toán, khách hàng hoặc phục vụ việc vận chuyển, giao dịch hàng hóa. Việc in hóa đơn không cần thiết có thể dẫn đến khó quản lý, dư thừa chứng từ.

Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử

Hóa đơn chuyển đổi là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp đối chiếu, lưu trữ và cung cấp thông tin giao dịch một cách thuận tiện khi cần thiết. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy phải được thực hiện theo đúng quy định, bao gồm việc giữ nguyên nội dung, ghi rõ dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” và chỉ in khi có nhu cầu hợp pháp. Bạn có thểm tham khảo thêm các mẫu máy in hóa đơn, máy in nhiệt để chủ động hơn nhé. Mong rằng những chia sẻ này từ nghiensuachua.vn sẽ hữu ích với bạn!